SÜREÇLERLE YÖNETİM VE SÜREÇ İYİLEŞTİRME –2
Kritik süreçler:
Kritik başarı faktörleri, kuruluşu müşteri gözünde rakiplerinden farklı kılacak, pazarda rakibe göre üstünlük sağlamasına imkan verecek, güçlendirilmesi ve odaklanması gereken yönlerdir.
Kritik başarı faktörleri üzerinde önemli etkisi olan ve öncelikle iyileştirilmesi gerekli olan süreçlere kritik süreçler denilmektedir.
Kritik süreçler, kuruluşların öncelikle ele alması, iyileştirmesi gereken süreçleridir.
Üst va ana süreçlerin, kritik başarı faktörlerine bağlı olma koşuluyla toplam etkileri hesaplanarak, kritik süreçler belirlenir.
Kritik süreçlerde mevcut durum ve hedef arasındaki farklar, karar matriksinde kritik süreç bölgesini oluşturur.
Kritik süreçlerin gerekçeleri, işe etkileri, işlem planları ve hedefleri iyi tesbit edilmelidir.
Süreçlerle yönetim:
Süreçlerin analiz edilmesi için önce akış şemaları hazırlanmalı, mevcut performansı belirlemek için ölçümler yapılmalıdır. Farklı boyutlarda süreç akış şemaları düzenlenebilir (sıralı akış şeması, sorumluluk akış şeması, bilgi akış şeması vd.)
Süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesi, sürecin anlaşılması ile başlar. Süreç yönetimi, süreçlerin tanımlanması, ölçülmesi, kontrol edilebilir ve rekabet edebilir olması için uygulanır.
Süreçlerin yeniden düzenlenmesi, süreçlerden değer katmayan aktiviteleri atarak ve değer katanları düzenleyip, basitleştirerek, sürekli iyileştirmeyi sağlayan bir tekniktir.
Süreç değişikliğinin hayata geçirilmesi için 7 aşama vardır:
Süreçten etkilenenleri bilgilendirmek
Pilot uygulamaya geçiş
Sonuçların değerlendirilmesi
Standartlaşma
Eğitim
Yaygınlaştırma
Etkinliğin izlenmesi ve denetlenmesi
Süreç iyileştirilirken aşağıdaki prensipler dikkate alınır:
Sadeleştirme
Yalnızca katma değer yaratan adımların ele alınması
Kontrol ve karar adımlarının azaltılması
Daha az sayıda ve daha nitelikli personel kullanımı
Yeniden işleme adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemlerin kurulması
Tekrar eden faaliyetlerin yok edilmesi
Basitleştirme
Erken karar noktalarının oluşturulması
Çok hatlılık, işlerin paralel gerçekleştirilmesi ve mümkün olan en kısa zamanda başlatılması, ara hedeflerin belirlenmesi
Çok yeteneklilik, ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun artırılması, imzaların azaltılması, matriks organizasyon
Teknolojiyi girdi olarak kullanmak, otomasyon, bilgi erişimi ve işleme, uzman sistemleri kullanmak
Devam edecek…
Memet Özkan
memeto@hotmail.com